Personel almak: adım adım işe alım kontrol listesi ​

Bir restorana, kafeye, pub’a ya da takeaway’e birini almak, iş ilanından önce başlayan ve ilk vardiyadan aylar sonrasına kadar süren yükümlülükler getirir. Çoğu basittir ama farklı yerlerden gelir: HMRC, İçişleri Bakanlığı (Home Office), iş hukuku, gıda güvenliği ve emeklilik. Bu liste onları karşına çıktıkları sırayla verir ve her adım için o konuyu tam anlatan rehbere bağlanır. İşletme sahipleri ve yöneticiler için yazıldı; sona yakın bölüm işe yeni başlayan kişi içindir.

1. Kimseyi almadan önce ​

• Çalışma statüsünü belirle. Çalışan (employee), işçi (worker) ya da serbest çalışan (self-employed) olması hem haklarını hem de ona yaptığın ödemenin vergisini belirler; önemli olan düzenlemenin adı değil, pratikte nasıl işlediğidir.
• İşveren sorumluluk sigortası (employers’ liability insurance) yaptır; işveren olduğun günden itibaren: yetkili bir sigortacıdan en az 5 milyon sterlinlik teminat ve görünür bir yerde sertifika (elektronik olarak da gösterilebilir). Sigortasız her gün için 2.500 sterline kadar ceza verilebilir.
• HMRC’ye işveren olarak kaydol; ilk ödeme gününden önce ve en fazla iki ay önce. Sonra bordro yürütür ve ücretleri her ödeme gününde ya da öncesinde HMRC’ye bildirirsin.

Tam rehber: personel almadan önce.

2. İlan, mülakat ve teklif ​

• İlanı ve mülakatı adil yap. Bir ilanı ya da soruyu, yaş, cinsiyet, ırk, din ya da engellilik gibi korunan bir özellik (protected characteristic) yüzünden insanları dışarıda bırakacak biçimde kurma. Doğum tarihini yalnız iş bir asgari yaş gerektiriyorsa iste; örneğin alkol satışı.
• Sağlık sorularını teklife kadar beklet; Eşitlik Yasası’nın (Equality Act) izin verdiği dar istisnalar dışında, örneğin mülakat için bir düzenlemeye ihtiyacı olup olmadığı.
• Teklifi yazılı yap ve neye bağlı olduğunu söyle; örneğin referanslar ve çalışma izni kontrolü.

Tam rehber: personel almadan önce.

3. İlk vardiyadan önce ​

• Çalışma iznini kontrol et: İngiliz vatandaşları dahil işe başlayan herkesin, herkes için aynı şekilde, başlamadan önce. Değiştirilemeyen bir kopyayı ve kontrol tarihini sakla. Doğru yapılan kontrol seni kaçak işçi başına 45.000 sterline kadar idari para cezasından korur.
• 18 yaşından küçük mü? Okul çağındaki çocuklar genellikle yalnız 14 yaşından itibaren (bazı belediye bölgelerinde 13) ve sıkı saat sınırları içinde yarı zamanlı çalışabilir; çoğu belediye bir çalışma izni (work permit) ister. 16 ve 17 yaşındaki genç çalışanlar günde en fazla 8, haftada en fazla 40 saat çalışabilir. Gençler başlamadan önce risklerini değerlendir.

Tam rehberler: çalışma izni kontrolü ve 18 yaş altı çalışan.

4. İlk gün ​

• Yazılı bildirimi ver: iş koşullarının yazılı bildirimi (written statement of employment particulars), en geç ilk gün, hem çalışanlara hem işçilere. Bazı ayrıntılar iki ay içinde verilebilir.
• Bordroya al: P45’ini ya da P45’i yoksa başlangıç beyanı (starter checklist) bilgilerini ve Ulusal Sigorta (National Insurance) numarasını iste. Onu ilk ödeme gününde ya da öncesinde HMRC’ye bildir.
• Tek başına çalışmadan önce eğit: yiyecekle çalışan herkes için gıda hijyeni gözetimi ve talimatı, alerjenler, sağlık ve güvenlik ve yangında ne yapılacağı. Gıda hijyeni sertifikası yasal bir zorunluluk değildir ama verdiğin eğitimin kaydını tut.
• Bahşiş politikasını göster; işletmen bahşiş alıyorsa.

Tam rehber: yeni başlayanın sözleşmesi, bordrosu ve ilk günü.

5. İlk haftadan itibaren ücret, çalışma saatleri ve izin ​

• En az yaşına uygun asgari ücreti öde, çalıştığı her saat için. Bahşiş ve servis ücreti buna sayılmaz.
• İzin: yılda 5,6 hafta, en fazla 28 gün. Saatleri düzensiz olanlarda izin, çalıştıkları saatlerin %12,07’si oranında birikebilir.
• Çalışma süresi: yazılı olarak vazgeçmedikçe (opt-out) ortalama haftada en fazla 48 saat, 6 saatten fazla çalışmada 20 dakika mola ve iş günleri arasında 11 saat dinlenme.
• Maaş pusulası her ödeme gününde ya da öncesinde; ücret çalışılan süreye göre değişiyorsa saatleri gösterir.
• Hastalık ödeneği: yasal hastalık ödeneği (Statutory Sick Pay), hak kazananlara, yeni başlayanlar dahil, hastalığın ilk gününden ödenir.
• Kayıtlar: izin kayıtlarını 6 yıl, çalışma süresi kayıtlarını 2 yıl sakla.

Tam rehberler: asgari ücret ve izin, çalışma saatleri ve molalar.

6. İlk haftalar ve aylar ​

• İşyeri emekliliği: her yeni başlayanı ilk gününden değerlendir, altı hafta içinde ona yaz ve şartları karşılayan herkesi kaydet.
• Bahşiş: bahşişleri, her çalışanın görebildiği yazılı bir politikayla, tamamen ve en geç izleyen ayın sonuna kadar aktar.
• Deneme süresi: yasal bir zorunluluk değildir ve herhangi bir uzunlukta olabilir; ilk günden geçerli haklar bu sürede de geçerlidir.

Tam rehberler: işyeri emekliliği ve bahşiş yasası.

İşe yeni başlayan için ​

Getir: çalışma iznini gösteren belge (ya da paylaşım kodu), Ulusal Sigorta numaran, P45’in ya da başlangıç beyanı için bilgiler, banka bilgilerin ve istenirse acil durumda aranacak kişi.

Alman gerekenler: ilk gününde yazılı bildirim, her ödeme gününde maaş pusulası, en az yaşına uygun asgari ücret, ücretli izin, molalar, tek başına çalışmadan önce eğitim, bahşiş politikası ve işyeri emekliliğiyle ilgili bir mektup. Ayrıntısı yeni başlayanın sözleşmesi, bordrosu ve ilk günü rehberinde.

Sırada ne değişiyor ​

Employment Rights Act 2025 ile haksız işten çıkarmaya karşı korumanın bekleme süresi, 1 Ocak 2027 ve sonrasında geçerli olan işten çıkarmalar için iki yıldan altı aya iniyor. Yasadaki başka birçok değişikliğin, bu rehber kontrol edildiğinde henüz bir başlangıç tarihi yoktu.

Yumee’de nasıl işler ​

Yumee’nin personel saat uygulaması her çalışanın kaydını tek yerde tutar; doğum tarihi, Ulusal Sigorta numarası, sözleşme türü ve başlangıç tarihi dahil. Personel kasada ya da bir giriş tabletinde kendi PIN’iyle giriş ve çıkış yapar, çıkışta molasını kaydeder; saatleri puantaja ve bordro dışa aktarımlarına akar. İzin, çalışılan saatlerin %12,07’si oranında birikebilir ya da sabit yıllık haktan gelir; her kişi için bir bakiye görünür. Uygulama yazılı bahşiş politikanı tutar; çalışma süresi kontrollerini açarsan, gerçek giriş-çıkışlara göre haftada ortalama 48 saati aşanları ya da dinlenme ve molasını kaçıranları işaretler. Bu rehberdeki kontrolleri yapmak senin sorumluluğunda kalır.

Kaynaklar ​

• GOV.UK, Employers’ liability insurance: kimin yaptırması gerektiği, en az 5 milyon sterlin, sertifikanın gösterilmesi, günde 2.500 sterline kadar ceza.
• GOV.UK, Register as an employer ve PAYE and payroll for employers: ilk ödeme gününden önce ve en fazla iki ay önce kayıt, her ödeme gününde ya da öncesinde bildirim.
• GOV.UK, Employment status: çalışan, işçi ve serbest çalışan.
• GOV.UK, Employers: preventing discrimination – recruitment ve legislation.gov.uk, Equality Act 2010, bölüm 60: adil ilan, yalnız asgari yaş gerektiğinde doğum tarihi, tekliften önce sağlık soruları.
• UK Visas and Immigration, Checking a job applicant’s right to work ve Home Office, Code of practice on preventing illegal working: her yeni başlayanın kontrolü, kopyalar, 45.000 sterline kadar idari para cezası.
• GOV.UK, Child employment ve legislation.gov.uk, Working Time Regulations 1998, düzenleme 5A: 14 yaşından (bazı belediyelerde 13) yarı zamanlı çalışma, izinler, genç çalışanlar için günde 8 ve haftada 40 saat.
• GOV.UK, Written statement of employment particulars, Tell HMRC about a new employee ve Payslips: ilk gün bildirimi, P45 ve başlangıç beyanı, yeni başlayanın bildirimi, maaş pusulası.
• GOV.UK, Running a food business (Gıda Standartları Ajansı rehberi): gıda hijyeni eğitimi, sertifika zorunlu değil, eğitim kayıtları, alerjenler.
• GOV.UK, Statutory Sick Pay ve legislation.gov.uk, Employment Rights Act 2025 (Commencement No. 3 and Transitional Provisions) Regulations 2026: 6 Nisan 2026’dan itibaren hastalığın ilk gününden SSP.
• GOV.UK, Holiday entitlement, Rest breaks at work ve Maximum weekly working hours; legislation.gov.uk, Working Time Regulations 1998, düzenleme 9, 15B ve 16B: 5,6 hafta, %12,07, 48 saat, molalar ve dinlenme, kayıtlar.
• The Pensions Regulator, işyeri emekliliği rehberimiz üzerinden: ilk günden başlayan yükümlülükler, altı hafta içinde mektup.
• Acas, Probation periods: yasal zorunluluk yok, ilk günden geçerli haklar.
• legislation.gov.uk, Employment Rights Act 2025, bölüm 25 ve Commencement No. 4 Regulations: 1 Ocak 2027’den itibaren haksız işten çıkarmada altı aylık bekleme süresi.

Bu rehber genel bilgidir, hukuki danışmanlık değildir. Kendi işletmen için bir iş hukuku danışmanına, Acas’a ya da bir avukata sor.