Restoran ve takeaway’lerde işyeri emekliliği ​

İlk çalışanın işe başladığı gün, otomatik kayıt (automatic enrolment) kapsamında yasal yükümlülüklerin başlar: kimi bir emeklilik planına kaydetmen gerektiğini belirlemek, çalışanlarına yazmak, bunu nasıl yaptığını The Pensions Regulator’a bildirmek ve katkı ödemeye devam etmek. Yükümlülükler plan kurulunca bitmez: saatler, ücretler ve personel haftadan haftaya değişiyorsa her bordroda yeniden kontrol edersin. Bu rehber bir restoran, kafe, pub ya da takeaway’in ne yapması gerektiğini 2026/27 vergi yılının rakamlarıyla anlatır.

Yükümlülüklerin ne zaman başlar ​

Yükümlülük başlangıç tarihin (duties start date), ilk çalışanının senin için çalışmaya başladığı gündür. O günden itibaren:

• O gün her çalışanın yaşını ve kazancını belirle (“assessing your staff”, yani personeli değerlendirme).
• Altı hafta içinde her çalışana ayrı ayrı yazarak otomatik kaydın ona nasıl uygulandığını açıkla; kaydetmediklerin dahil. Emeklilik sağlayıcın bunu senin adına yapabilir.
• Beş ay içinde, kaydedecek kimse olmasa bile, declaration of compliance’ı (uyum beyanı) tamamlayarak The Pensions Regulator’a yükümlülüklerini nasıl yerine getirdiğini bildir. Bunun için onun mektubundaki letter code’a ve PAYE referansına ihtiyacın var. Beyanı başkası yapsa bile yasal yükümlülük sende kalır.
• Planı geç kurarsan, yani başlangıç tarihinden itibaren altı hafta içinde kurmazsan, kaçırdığın katkıları geriye dönük ödemelisin.

Kimi emekliliğe kaydetmelisin ​

Her çalışanı, hükümetin 2025/26 düzeyinde tuttuğu 2026/27 eşiklerine göre değerlendir:

• Kaydedilmeli, sen de katkı ödersin: en az 22 yaşında olup State Pension yaşının altında olan ve kayıt eşiğinin üstünde kazanan çalışanlar.
• Katılmayı seçebilir, sen de katkı ödersin: yukarıdaki gruba girmeyen, alt sınırın üstünde kazanan 16–74 yaş arası çalışanlar; kayıt eşiğinin üstünde kazanan 22 yaş altı ya da State Pension yaşı üstü çalışanlar da buna dahil. İsterlerse onları kaydetmeli ve işveren katkısını ödemelisin.
• Katılmak isteyebilir, katkı ödemen gerekmez: alt sınırda ya da altında kazanan 16–74 yaş arası çalışanlar. Üyeliklerini ayarlamalı ve onların katkılarını maaştan kesmelisin; ama sen istemedikçe ya da planın gerektirmedikçe kendin katkı ödemek zorunda değilsin.

2027/28 eşikleri bu rehber kontrol edildiğinde henüz açıklanmamıştı. Hükümet eşikleri her vergi yılında gözden geçirir; değişiklikler 6 Nisan’dan itibaren geçerli olur.

Ne kadar katkı ödemelisin ​

Yasal asgari katkı, çalışanın kazancının %8’idir. İşveren olarak bunun en az %3’ünü sen ödemelisin, istersen daha fazlasını da ödeyebilirsin; kalanı çalışandan gelir. Asgari katkıda hesabı, 2026/27 için yıllık £6.240 ile £50.270 arasındaki kazanç üzerinden yaparsın; fazla mesai, ikramiye, komisyon, yasal hastalık ödemesi ve yasal doğum, babalık ve evlat edinme ödemeleri de dahil. Her bordroda, sağlayıcınla kararlaştırdığın tarihlerde katkı ödemelisin. Yasa gereği çalışanın maaşından kestiğin katkılar, izleyen ayın 22’sine kadar (çekle ödüyorsan 19’una kadar) plana ulaşmalı.

Emeklilik katkıların asgari ücrete sayılmaz ve maaş feragati (salary sacrifice) ücreti asgari ücretin altına düşürmemeli: asgari ücret rehberimize bak.

Değişken saatler ve sezonluk çalışanlar ​

Çalışanlarının yaşını ve kazancını her ödeme yaptığında izle. Sezonluk ve geçici çalışanları, birkaç gün ya da hafta çalışsalar bile, her ödemede tek tek değerlendir. Biri koşulları ilk kez karşıladığında, örneğin 22 yaşla State Pension yaşı arasında olup bir haftada £192’nin üstünde kazandığında, onu plana kaydetmeli ve altı hafta içinde ona yazmalısın. Bir kez girince içeride kalır; katkılar kazancıyla birlikte artar ve azalır. Ücreti kayıt eşiğinin altına düşer ama alt sınırın üstünde kalırsa katkı ödemeye devam edersin.

Erteleme (postponement), birini değerlendirmeyi en fazla üç ay ertelemene izin verir: başlangıç tarihinden, kişinin ilk iş gününden ya da yaş ve kazanç koşullarını ilk kez karşıladığı günden itibaren. Üç ay içinde ayrılacak çalışanlar, deneme süresindekiler ya da fazla mesai veya ikramiyeyle bir kerelik yükselen kazanç için uygun olabilir.

• Ertelediğin çalışanlara, ertelemenin başladığı günün ertesinden itibaren altı hafta içinde yaz.
• Erteleme sırasında katılmak isterlerse onları kaydet.
• Sonunda onları değerlendir; koşulları karşılıyorlarsa hemen kaydet.
• Erteleme beyan son tarihini değiştirmez ve yeniden kayıtta (re-enrolment) kullanılamaz.

Ayrılma ve yapmaman gerekenler ​

• Ayrılma (opt out). Çalışanlar, ayrılma döneminin ilk günü dahil bir ay içinde, emeklilik sağlayıcısı üzerinden ayrılabilir; nasıl yapacaklarını sen söylemelisin. Sonra kesintileri durdurur ve kestiğin tutarı iade edersin. GOV.UK’nin ifadesiyle, işveren seni plana ekledikten sonraki bir ay içinde ayrılırsan ödediğin parayı geri alırsın.
• Baskı yok. GOV.UK’ye göre işveren çalışanı ayrılmaya teşvik edemez ya da zorlayamaz. Pensions Act 2008, “tek ya da başlıca amacı” bir çalışanı ayrılmaya yöneltmek olan her eylemi yasaklar. The Pensions Regulator’ın örnekleri arasında ayrılma karşılığında tek seferlik ödeme, daha yüksek maaş, terfi ya da yenilenmiş sözleşme teklif etmek var.
• İşe alım. Adayın başarısının emeklilikten ayrılıp ayrılmamasına bağlı olabileceğini söyleyen ya da ima eden bir soru soramaz, bir açıklama yapamazsın. Cezası, çalışan sayına göre £1.000 ile £5.000 arası.
• Adil davranma. Bir çalışana bu yükümlülüklerle ilgili nedenlerle haksız davranamaz ya da onu işten çıkaramazsın.

Çalışanlarına planın faydalarını yine anlatabilirsin, ama finansal tavsiye vermekten kaçın.

Kayıtlar ve yeniden kayıt ​

Kaydettiğin çalışanların ad ve adreslerini, katkıların ne zaman ödendiğini, katılma ve ayrılma taleplerini ve planının referansını altı yıl, ayrılma taleplerini dört yıl sakla. Her üç yılda bir, plandan ayrılmış belirli çalışanları yeniden plana kaydetmeli (re-enrolment) ve kimse yeniden kaydedilmese bile yeniden uyum beyanını (re-declaration of compliance) tamamlamalısın. The Pensions Regulator yeniden kayıt tarihinden önce sana yazar.

Cezalar ve yaptırımlar ​

Bir son tarihi kaçırırsan ya da ödenmesi gerekeni ödemezsen The Pensions Regulator uyum bildirimi (compliance notice) ya da ödenmemiş katkı bildirimi (unpaid contributions notice) gönderebilir. Gereğini yapmazsan £400 sabit ceza, ardından çalışan sayına göre günlük £50 ile £10.000 arası artan ceza gelebilir: 1–4 çalışanda £50, 5–49’da £500, 50–249’da £2.500, 250–499’da £5.000, 500 ve üstünde £10.000. Kaçırdığın katkıları geriye dönük ödemen beklenir; kendi payının yanında çalışanın payını da ödemen istenebilir. Ceza almak beyanı tamamlama zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Çalışanları kasten kaydetmemek ya da beyanda bilerek yanlış bilgi vermek suçtur; en ağır cezası iki yıl hapis ya da para cezasıdır.

Sık sorulan sorular ​

Çalışanlarımın saatleri değişken ya da yalnızca sezonluk. Kimi kaydetmeliyim? Onları her ödeme yaptığında değerlendir. 22 yaşla State Pension yaşı arasında olup o ödeme döneminde kayıt eşiğinin üstünde kazanan (haftalık £192, aylık £833) herkes kaydedilmeli ve kayıtlı kalır. Üç ay içinde ayrılacak çalışanlar için erteleme kullanabilirsin.

Yeni başlayanları kaydetmeden önce üç ay bekleyebilir miyim? Evet, erteleme ile; ama onlara yazmalı, isterlerse kaydetmeli ve sonunda değerlendirmelisin. Beyan son tarihin değişmez.

Ayrılan birine daha fazla ödeyebilir miyim? Hayır. Ayrılma karşılığında daha yüksek maaş ya da tek seferlik ödeme, The Pensions Regulator’ın yasanın yasakladığı yönlendirmeye (inducement) verdiği örneklerden biridir. Kişi sonradan yeniden kaydedilirse, ona verdiğini geri almaya yasal hakkın yoktur.

Beyan son tarihimi kaçırdım. Şimdi ne olacak? Yükümlülüklerini ve beyanı en kısa sürede tamamla. Bildirim gönderilmişse ve gereğini yapmazsan £400 sabit ceza, ardından günlük cezalar gelebilir; kaçırılan katkılar da geriye dönük ödenmeli.

22 yaş altı ya da State Pension yaşı üstü çalışanlar ne olacak? Otomatik olarak kaydedilmezler. 16–74 yaş arasında olup alt sınırın üstünde kazanıyorlarsa katılmayı seçebilirler ve sen de katkı ödersin; alt sınırda ya da altında kazanıyorlarsa katılmak isteyebilirler ama sen katkı ödemek zorunda değilsin. Pensions (Extension of Automatic Enrolment) Act 2023, hükümete 22 yaş sınırını düşürme ve alt sınırı yönetmelikle azaltma ya da kaldırma yetkisi verecek; ama bu bölüm rehber kontrol edildiğinde yürürlükte değildi. Yasa hâlâ “en az 22 yaşında” diyor.

Kısa kontrol listesi ​

• Yükümlülük başlangıç tarihin ve ondan itibaren altı haftalık ve beş aylık son tarihler.
• Kaydetmediklerin dahil her çalışana bir mektup.
• Çalışanlar her maaş gününde 2026/27 eşiklerine göre değerlendiriliyor.
• En az %3 senden, toplam %8; çalışan kesintileri izleyen ayın 22’sine kadar (çekle 19’una kadar) ödeniyor.
• İş adayları dahil kimseye ayrılma baskısı yok.
• Ayrılanlara iade yapılıyor; kayıtlar altı yıl (ayrılma talepleri dört yıl) saklanıyor.
• Üç yılda bir yeniden kayıt ve 2027/28 eşikleri için takvimde bir not.

Kaynaklar ​

• The Pensions Regulator, I’m an employer who has to provide a pension, 5 Ağustos 2026: yükümlülük başlangıç tarihi, plan geç kurulursa geriye dönük ödeme; Work out who you need to put into a pension scheme ve Write to your staff, 30 Nisan 2026: personeli değerlendirme, altı haftalık süre.
• The Pensions Regulator, Declare your compliance, 7 Ağustos 2026: beş aylık süre, letter code ve PAYE referansı, sorumluluğun sende kalması.
• The Pensions Regulator, Your ongoing duties, 16 Nisan 2026: her maaş gününde izleme, ayrılmalar, altı ve dört yıllık kayıtlar, yeniden kayıt; Earnings thresholds, 7 Nisan 2026: ödeme dönemlerine göre 2026/27 eşikleri, 6 Nisan’dan geçerli değişiklikler.
• The Pensions Regulator, Making contributions to your pension scheme, 7 Eylül 2026: %8 ve %3, nitelikli kazanç, dahil edilen ödemeler, ödeme son tarihi.
• The Pensions Regulator, Employing seasonal or temporary staff ve Assessing staff whose hours and pay varies, 14 ve 30 Nisan 2026; Postponement, son güncelleme 7 Eylül 2026; Re-enrolment and re-declaration, 24 Temmuz 2026.
• The Pensions Regulator, How we enforce, 30 Nisan 2026: bildirimler, sabit ve artan cezalar, işe alımda yasak davranış cezası, kovuşturma; Warnings, notices and payment of fines: geriye dönük ödeme, çalışan katkısını da ödeme, cezadan sonra beyan.
• The Pensions Regulator, otomatik kayıt ayrıntılı rehberi no. 1, Employer duties and defining the workforce, 28 Nisan 2026: çalışan grupları ve kimin katkı ödediği; no. 7, Opting out ve no. 8, Safeguarding individuals, 17 Haziran 2026: ayrılma dönemi, iadeler, yönlendirme, işe alımda yasak davranış, haksız muamele.
• Department for Work and Pensions, Review of the automatic enrolment earnings trigger and qualifying earnings band for 2026/27, 18 Aralık 2025: 2026/27 eşiklerinin 2025/26 düzeyinde tutulması, her vergi yılında gözden geçirme.
• GOV.UK, Workplace pensions, son güncelleme 30 Eylül 2026: işverenin yapamayacakları, bir ay içinde ayrılma.
• Department for Business, Innovation, Science and Trade, Calculating the minimum wage: işveren emeklilik katkısının asgari ücrete sayılmaması; maaş feragatinin ücreti asgari ücretin altına düşürmemesi.
• legislation.gov.uk, Pensions Act 2008, section 3: 22 yaştan itibaren otomatik kayıt; section 54: yönlendirme yasağı. The Employers’ Duties (Registration and Compliance) Regulations 2010: beş aylık süre (madde 3), artan cezanın günlük tutarları (madde 13). Pensions (Extension of Automatic Enrolment) Act 2023, section 1: yaşı ve alt sınırı düşürme yetkisi; kontrol ettiğimizde yürürlükte değildi.

Bu rehber genel bilgidir, hukuki ya da finansal danışmanlık değildir. Kendi personelin için The Pensions Regulator’ın duties timeline aracını kullan ya da emeklilik sağlayıcına sor.